事務所移転

これなら失敗しない事務所移転の心得を詳しく伝えます

会社の規模に関係なく、事務所移転はとてもやるべき事が多く、労力のかかる作業です。移転に際し失敗やトラブルなく、新しい事務所に移転するためには、かなり前から事務所移転計画を立案するとともに、移転当日を挟み、移転前にやっておくべきことと移転後にやらなければならないことを明確にし、取組みに対する担当者を設定してください。そして移転に必要なことが抜け落ちないよう、実践チェックリストを作成します。チェックリストは、現在の事務所に関連した処理対応から新しい事務所の開設準備に仕分けすると、いつまでに何をやるべきかがハッキリしますので、おすすめの対応です。事務所移転を迅速に間違いなく行うためには、移転にむけたスケジュール全体計画の作成と全体計画にもとづいた準備作業内容の設定ですので、時間かけて精度の高い計画を策定しましょう。

事務所移転に伴い準備すべきことや必要な諸手続きとは

事務所移転に向けて最初に着手すべき内容は、現在の事務所の賃貸契約の解除を管理会社など契約先に前もって伝えておくことです。契約の解除は契約内容によって異なりますが、一般論として半年前に書面で伝えておくべきでしょう。そして事務所退去に伴い原状復帰が必要となりますので、入居後に設置したエアコンや間仕切りなどは撤去しなければなりません。新しい事務所移転に際し、必ず持って行かない不用品が大量に出ますので、対応準備が必要です。個人情報を含む書類やデータの処分もありますので、不用品処分の専門業者に依頼し、慎重かつ確実に処分します。一方、新しい事務所には、電話やネットなど通信環境整備や電力容量確認、空調システムを含む内装対応を行い、事務機器やオフィス家具の配置も計画しておきます。その他、移転によって住所変更の手続きが必ず発生いたします。

段取り良く事務所移転を行う取組みポイントについて

効率的に事務所移転を実施するためには、移転作業に関する事前の段取りと注意点をしっかりおさえた取組みポイントが必要となります。そのポイントとは、現在の事務所の契約解除では、解約の通告だけでなく敷金など保証金の確認です。また、原状回復工事も契約と合わせ物件オーナーの意向も確認いただくと、エアコンなどは撤去の必要がないケースがありますので、結果として工事費用の軽減に繋がる重要なポイントとなります。移転先の新しい事務所でスムーズに業務が開始できるよう万全な準備が求められ、特に、移転によって変更となる住所は要注意です。住所変更によって対応すべきは、住所が印刷された名刺や封筒及び伝票類の修正、次に大切な顧客や関係先の銀行、取引先などへの変更通知となります。また、住所変更によって各種届出が必要となりますので、税務や雇用、労働基準監督署など移転後定められた日数以内に手続きしてください。